Métoodo Kanban ainda é pouco explorado, mas pode revolucionar empresas

Métoodo Kanban ainda é pouco explorado, mas pode revolucionar empresas

Você já ouviu falar em método Kanban?Trata-se de um método queutiliza princípios e práticas para gestão do fluxo de atividades nas empresas.

Atualmente é muito conhecido por ter uma gestão visual para controlar tarefas e fluxos de trabalho em uma empresa. É utilizado para controlar, tanto atividades de times, como até mesmo para estruturar toda uma organização através de cadeias de valor.

Com o Kanban, é possível aplicar mapeando o que faz hoje, sem a necessidade de definir papéis e responsabilidades e sem revoluções, evitando resistências culturais de início. O motivo é a utilização de uma abordagem revolucionária, diferente de outras metodologias e frameworks ágeis.

Essa agilidade de produção vem com o uso de cartões coloridos que representam as atividades que precisam ser feitas. É possível utilizar cores diferentes – técnica conhecida como color coding – para indicar a relevância e prioridade da tarefa ou os responsáveis pela execução. Estes cartões devem ser organizados em fileiras que representam os status das atividades, sendo tarefas a fazer (to do), atividades em andamento (doing) e tarefas concluídas (done). As fileiras são organizadas em um quadro acessível a todos os funcionários, e que podem ser usados de duas principais maneiras:

  • Kanban de produção consiste na visualização das etapas de um projeto para a organização e divisão das tarefas. Cada cartão pode conter uma breve explicação da atividade, prazo de conclusão e os nomes dos colaboradores;
  • Kanban de Movimentação é utilizado quando diferentes equipes ou departamentos estão envolvidos em um projeto e precisam entender em qual momento devem desempenhar suas atividades de acordo com o andamento deste projeto.

Benefícios do Kanban

O método Kanban ensina que eficiência operacional não se resume a fazer mais com menos, mas a realizar atividades de maneira produtiva.

Isso com automação de tarefas recorrentes, buscando soluções simples, mas eficazes, respeitando os diferentes cargos estando sempre aberto a mudanças.

De acordo com André da Silva Lima – Head de agilidade na keeggo, parceira de empresas e startups na transformação digital das organizações, o principal benefício do método Kanban é otimizar a gestão de tarefas ao oferecer uma visão ampla dos projetos, isso é fundamental para que os colaboradores de diferentes equipes consigam entender quais atividades cada uma delas precisa desempenhar.

“Como o quadro de tarefas consegue reunir as informações mais importantes em um mesmo espaço, não será necessário checar uma infinidade de e-mails, listas de tarefas ou planilhas de atividades, o que impulsiona o aumento de produtividade”, destaca o profissional.

Equipes mais bem alinhadas

Quando os colaboradores deixam de trabalhar individualmente e ingressam no trabalho em equipe é estabelecida umacultura colaborativa na empresa, que deve respeitar a independência e a criatividade de cada funcionário.

O quadro de tarefas também ajuda o gestor a entender a divisão das atividades e o andamento das etapas do projeto para intervir somente quando necessário, o que resulta em uma melhora significativa na gestão de processos e de pessoal, sem que ocorra a microgestão, ou seja, quando o supervisor ou gerente centraliza as tarefas ao invés de delegar, realiza cobranças arbitrárias e supervisiona de maneira excessiva.

Esse aumento na eficiência ajuda a melhorar o relacionamento entre os colaboradores, gestores e clientes, além de influenciar na integração de novos funcionários. O método Kanban também pode representar uma boa ferramenta para a troca de feedbacks, e consequente redução de retrabalho e insatisfações.

O uso do quadro de tarefas também ajuda na detecção de problemas na gestão de projetos, sendo fundamental para estabelecer novas abordagens, adaptações e soluções para os processos através da simplificação ou remoção de atividades e mudanças nos cronogramas.

Como implementar na sua estratégia?

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, o método Kanban não se restringe apenas à área de tecnologia, pelo contrário, qualquer organização pode aderir ao método, desde que possua fluxos de trabalho.

  • Desenvolva uma estratégia de implementação gradual que demonstre resultados efetivos tanto internamente, quanto para os clientes, contudo, lembre-se que a implementação de uma nova ferramenta pode gerar certa resistência entre os colaboradores, especialmente quando esta serve para analisar a produtividade, portanto é fundamental preparar sua equipe;
  • Em seguida, é importante mapear o processo, organizar o projeto em etapas e distribuir as demandas entre os funcionários. Considere o processo como um todo, da primeira etapa à entrega ao cliente;
  • Tenha disciplina para usar o Kanban, ou seja, a participação de todos é fundamental, pois o método só funcionará se os colaboradores atualizarem os cartões de acordo com as etapas de execução do projeto. 

André da Silva e Lima, ressaltou ainda que o uso de Kanban evoluiu bastante desde sua invenção e lembra que há mais de 70 anos, o método consistia em um quadro com notas autoadesivas coloridas. Atualmente, existem maneiras mais modernas de utilizar esse método através de plataformas digitais que oferecem esse recurso.

“Como Head de Agilidade na keeggo, recomendo a aplicação do método Kanban digital, especialmente durante essa fase de pandemia de Covid-19, em que o trabalho remoto ou híbrido é a escolha para a maioria das empresas”, destaca.