Com digitalização, universidade registra diploma em apenas 30 segundos

Desde o início do ano está em vigor a obrigatoriedade do diploma digital para as universidades brasileiras nos cursos de graduação, conforme determinação do Ministério da Educação (MEC). O Centro Universitário de Volta Redonda (UniFOA), no Rio de Janeiro, que já vinha digitalizando seu acervo acadêmico desde 2018, também passou a emitir o diploma no formato digital para os 5 mil estudantes este ano. Com a digitalização, cada documento, que antes levava cinco minutos para ser registrado, passou a ser feito em apenas 30 segundos, o que representa uma redução de tempo de 90%. O UniFOA utiliza uma plataforma desenvolvida pela Stoque, empresa de soluções de automação digital para processos e documentos, que automatiza o fluxo de trabalho e garante maior agilidade, economia e segurança.

Camila Felício, chefe da divisão de registro acadêmico do UniFOA, conta que mesmo antes da publicação da primeira portaria do MEC, em 2018 – que determina que as instituições de ensino superior tenham todos os documentos acadêmicos em formato digital –, o centro já buscava por tecnologias de automação para oferecer um serviço mais célere aos alunos. Para garantir essa operacionalização, a instituição implementou o software Ábaris, da Stoque, que funciona como Secretaria Acadêmica Digital (SeAD). O Ábaris SeAD digitaliza todo o acervo acadêmico, como documentos e histórico dos alunos, emite o diploma e ainda permite realizar a gestão documental. 

“A plataforma nos chamou atenção, principalmente pelo fluxo de trabalho com algumas rotinas automatizadas e pela implementação em parceria com a Consultoria em Assuntos Educacionais (CONSAE). Hoje, percebemos que a digitalização começou no tempo certo, pois só tivemos condições de continuar com os processos acadêmicos em meio à pandemia por conta da plataforma, que nos auxiliou nas atividades mesmo com o distanciamento social. Atualmente, todos os alunos da universidade já fazem tudo digitalmente, sem a necessidade de documentos em papel”, conta Camila.

Em média, 1,2 mil alunos se formam anualmente no UniFOA. A redução de 90% no tempo de registro de cada diploma, que antes era em papel e incluía a conferência manual de documentos, pode representar uma economia de 40 horas anuais dedicadas para a emissão do documento, além da economia de recursos materiais. “Ainda estamos fazendo alguns ajustes, mas o resultado é significativamente positivo. Inclusive, além de estarmos entregando o diploma digital para nossos egressos, também estamos emitindo a segunda via do diploma pela ferramenta. A digitalização contribuiu muito para a eficiência e agilidade dos processos”, afirma.  

Segundo Tiago Muriel, diretor de Negócios da CONSAE, em termos de tecnologia, a UniFOA está muito avançada se comparada a outras instituições brasileiras. “Desde 2015, ou seja, há quase uma década, a matrícula do aluno é feita por meio eletrônico. O apoio da Stoque, com a atuação do Ábaris, tem sido de muita importância para a instituição e todo o setor educacional brasileiro. Ter bons parceiros, tecnologia e ótimos profissionais envolvidos facilita muito a jornada das instituições de ensino no caminho da virtualização de seus procedimentos, processos e documentos”, avalia Muriel. 

A plataforma da Stoque também permite a integração com o sistema acadêmico próprio da instituição, além do acesso rápido e fácil graças ao sistema em nuvem. “Todos os dados ficam armazenados em nuvem e podem ser acessados pela internet. Também desenvolvemos APIs em nuvem para fazer a extração das informações e a integração com os sistemas da instituição”, explica Roberto Carrasco, CTO da Stoque. “Outro benefício oferecido pela digitalização é o aumento da segurança e da confiabilidade do documento, que reduz as chances de um diploma ser falsificado”, acrescenta.